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改革事例

業務プロセス改革事例

建材・設備メーカー様
技術情報統合システム導入による業務プロセス改革

プロジェクト概要

建材・設備メーカー様では、「業務効率改善」 、「品質向上」を目的とし、各部門の情報を一元管理し、情報の共有を図ることで「業務の全体最適化」を実現することとなった。業務プロセス内において分散している各種情報を、部品情報と紐付けして一元管理ができるプラットフォームの確立と、各部門が自部門以外の業務を意識することなく、全ての情報の閲覧ができ、技術情報のポータルとして利用できる「技術情報統合システム」の導入を進めることとなった。

プロジェクト活動目的

  • 分散していた情報の「見える化」と部品に関わる技術・品質・コスト・納期に関する情報を一元管理でき、各部門が技術情報ポータルとして利用できる『技術情報統合システム』の構築
  • 目指すべき姿に向けて、ステップバイステップの活動で段階的に機能拡張を図り、早期に業務効果を創出
  • 紙での運用をできる限り廃止し、電子化することで情報の「見える化」や部門間での情報共有、情報の所在確認を行えるようにして、業務効率、業務精度をアップさせる。
  • 電子化した情報を活用し、依頼や連絡を自動化することで、部門間や外注先への伝達漏れなどのミスを削減する。
  • 部品の情報に紐付けて情報を一元管理することで、部門間で異なるルールやシステムで運用されている重複業務の無駄や問い合わせなどの情報検索にかかる時間を削減し、リードタイム短縮を図る。
  • ステップバイステップ(優先順位を付けて、効果確認後、次ステップへ進む)の取り組みを行うことで、早期に業務効果を創出する。

業務上の課題

  • 各部門のデータがローカルシステムに点在していることや紙ベースで管理している情報が多く、情報の検索や部門間での情報のやりとりに時間を要している。
  • 業務進捗の状況を掴むことができず、 問い合せが必要となるなど、担当者の時間を圧迫している。
  • 各部門ごとに独自のルールで運用が行われており、部門毎に同じ情報を重複入力するなど、作業効率が悪い。

課題解決策と当社の活動内容

以下、(1)~(5)の活動((5)以降も継続)にステップバイステップで取り組み、業務への効果を確認し、着実に定着をさせながら活動を進めることで各部門での『技術情報統合システム』の活用拡大に繋げることができました。

取り組み 効果 関連部門
1 目指すべき姿の策定・要件定義 ゴールの共有と活動目的の明確化、業務機能の優先度付け・活動内容の明確化 - - -
2 プラットフォーム構築 情報の見える化、情報共有による業務効率の向上 全部門
3 品質情報管理 システムでの自動化による業務の簡易化、品質関連ドキュメントの管理に伴う品質確保、トレーサビリティ向上 部品購買、品質管理
4 図面管理システム連携 部品に関わる図面検索の作業効率の向上、情報一元化による可用性向上 開発・設計、部品企画
5 見積情報管理 見積精度の向上、部品価格チェック効率向上 開発・設計、部品企画、生産技術、部品購買

活動詳細

  • 目指すべき姿の策定・要件定義

    • 現状の業務やシステムの調査、課題 / 要求事項の確認、目指すべき姿の検討と検証
    • 技術情報統合システムの要件定義
    • 技術情報統合(試行版)システム構築
  • プラットフォーム構築

    • 要件の再抽出 / 要件定義ブラッシュアップ
    • 技術情報統合システム構築
  • 品質情報管理

    • 品質情報の取込
    • 検査表添付依頼の自動化
    • 品質関連ドキュメントの取込
    • 受発注情報の取込
    • 製品情報と品質情報、受注情報、品質関連ドキュメントの紐付け
  • 成果物管理システム連携

    • 品目情報と図面情報の紐付け
    • 図面参照 / 印刷
  • 見積情報管理

    • 見積りフォーム生成~取込
    • 正式・仮見積りの情報管理
    • 部品情報と見積情報の紐付け

プロジェクトを成功に導いた理由

  • 既にローカルシステムとして導入済みのDynaPLMを『技術情報統合プラットフォーム』として再構築することにより、システム機能の習熟期間、導入・構築期間の短縮や導入コストの低減に繋げました。
  • 他部門の情報が閲覧できる『技術情報のポータル』の考えを取り入れることで、部門毎の業務を大きく変えることなく、各部門の『技術情報統合システム』の活用、定着スピードを向上することができました。
  • 各システムに分散していた製品に関わる情報を統合するという機能要件が、DynaPLMのパッケージが持つ本来機能に適していました。
  • 全ての業務要件に必要なシステム機能を一気に実装するのではなく、業務効果の高い機能を段階的に実装、業務へ適用するステップバイステップの活動としたことで、要件定義/業務検討時に必要な現場の負荷を分散させ、現場の本来業務への影響を最小限に留めることでスムーズな立ち上げと早期に業務効果を実感できる活動にできました。
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